فرآیند حسابداری در پایان سال مالی

عملیات میدانی مرتبط با حسابداری در پایان سال:

الف : انبارگردانی

توجه داشته باشید که حداقل سالی یکبار در شرکتهای یازرگانی ، تولیدی و پیمانکاری میبایست انبارگردانی انجام شود. البته با توجه به ابعاد و اهمیت کالاها این زمان میتواند کوتاه تر هم در نظر گرفته شود. فرآیند تطبیق موجودی فیزیکی با موجودی دفتری ( سیستم) را انیار گردانی می نامیم.، دلیل این تطبیق آن است  که طی دوره  مالی ممکن است به دلایلی مانند مفقودی ، سرقت ، ثبت اشتباه ، تخریب کالا و یا هر دلیل دیگری موجودی کالا با موجودی ثبت شده در سیستم همخوانی نداشته باشد.

متاسفانه در شرکتهای کوچک به این اصل مهم دقت نشده و یا اگر انبارگردانی بشود به سبک سنتی و دارای مغایرتهایی خواهد بود.

فرآیند انبار گردانی را به سه مرحله تقسیم میکنیم:

1. قبل از شمارش
2. در زمان شمارش
3. بعد از شمارش

1- قبل از شمارش:

1. تعیین دقیق زمان و تاریخ شمارش و برآورد تعداد روز جهت اتمام انبار گردانی
2. هماهنگی مابین واحد های حسابداری ،انبار، فروش و مدیریت
3. مشخص کردن افراد شمارنده انبار و گروه بندی ایشان 
4.  آماده سازی فرمهای مورد نیاز انبار گردانی ( تگ انبار و لیست شمارش)
5. مرتب کردن چیدمان انبار توسط انبار دار جهت سهولت شمارش انبار
6. الصاق تگ انبار بر روی کالاها

2-درزمان شمارش:

در زمان استارت شمارش به جز افراد مشخص شده و بعضا حسابدار انبار کسی نباید حضور داشته باشد مگر به دستور مدیریت. بر اساس برنامه زمان بندی ابتدا تیم اول شروع به شمارش خواهد کرد و برگه شمارش اول را تکمیل و از محل مشخص شده جدا و داخل کیسه یا کیف همراه خود خواهد اندخت . به فاصله نیم ساعت کمتر تیم دوم شروع به شمارش از همانجایی که  تیم اول استارت زده بود خواهد کرد و برگ شمارش دوم را تکمیل و از تگ کالا جدا و داخل کیسه خواهد انداخت و تا پایان شمارش به این سبک جلو خواهند رفت.

3-بعد از شمارش:

مسئول انبارگردانی با بررسی تگ های اولین شمارش اقدام به انتقال داده ها به قسمت انبارگردانی در سیستم انبار خواهد نمود و لیست تعدادی انبارگردانی را استخراج و در صورت مغایرت کالاها ، شمارش دوم را نیز وارد تا از احتمال اشتباه بکاهد و در صورت مغایرت در شمارش دوم ، شمارش نهایی با حضور انبار دار و حسابرس و مسئول انبارگردانی انجام می شود. در پایان طبق گزارش انبارگردانی، کسری و اضافات استخراج و بررسی و در نهایت به مدیریت گزارش میشود تا تصمیم گیری در خصوص صدور سند تعدیل انبار و سند حسابداری اضافات و کسری ها اتخاذ گردد.

کسری و اضافات انبار به خاطر اشکالات احتمالی زیر است:

• اشتباه در ثبت رسید انبار
• اشتباه در ثبت خروج ( حواله) انبار
• عدم ثبت حواله انبار به دلیل دیر رسید یا نرسیدن آنها
• اشتباه انباردار در تحویل کالا به دلیل عدم شناخت کامل کالاها ( جابجایی کالا)
• تعریف دوبل کالا و عدم ثبت رسید و خروج به یک کد مستقل
• خرید یک کالا و تقسیم و ریز کردن آن در زمان فروش
• وجود ضایعات و عدم انتقال به انبار ضایعات در سیستم و در عین حال عدم شمارش در انبار گردانی
• اگر واحد اندازه گیری کالا تعداد نبوده و کیلویی باشد تبخیر و یا جذب آب و رطوبت میتواند در وزن آن تاثیر بگذارد.
• سرقت و سو استفاده افراد
• اشتباه مکرر در شمارش
• عدم تفکیک انبارها مثلا امانی ، ضایعات و عدم ثبت خروجیهای امانی در سیستم

نکته 1: حساب کسری و مازاد موجودی انبار در پایان دوره مالی به حساب سود وزیان ( بهای تمام شده) بسته خواهد شد. گاها به جای حساب موجودی انبار از یک حساب دیگه به نام کنترل انبار ( مواد یا محصول) در سند کسری و اضافات استفاده میکنند.

نکته 2:در سیستم های مالی یکپارچه به دلیل وجود ارتباطات کامل بین سیستم انبار و حسابداری در اغلب موارد این کسری ها و اضافات بسیار محدود میباشند. 

عملیات اصلاحی و تعدیلی

ثبتهای اصلاحی به سه گروه کلی زیر تقسیم میشوند:

1. پیش پرداخت ها و پیش دریافت ها
2. هزینه و درآمد ثبت نشده
3. سایر اصلاحات

 پیش پرداخت ها و پیش دریافت ها:

 از معاملات و عملیات مالی ناشی می شود که در آنها پرداخت یا دریافت پول قبل از تحمل هزینه هزینه یا تحقق درآمد است.

الف- پیش پرداخت هزینه: پرداخت پول قبل از تحمل یا تعلق هزینه است، مانند پولی که برای حق بیمه پرداخت میشود. یا به عبارت دیگر مبالغی است که بابت انجام خدمات یا خرید ملزومات در یک دوره مالی پرداخت میشود اما در آن دوره مالی مورد استفاده قرار نمیگیرد و یا به مصرف نمی رسد.

ب-پیش دریافت درآمد: دریافت پول قبل از تحقق درآمد است ، مانند پولی که که از مستاجر پیش دریافتی شود. یا مبالغی است که بابت فروش کالا یا انجام خدمات در یک دوره مالی از مشتریان دریافت میشود اما در ازای آن کالا یا خدمتی در همان  دوره مالی اراده نمیشود. این گونه  معاملات معمولا به حساب صندوق یا بانک بدهکار و به حساب پیش دریافت بستانکار میشود.

-حساب پیش دریافت جزء حسابهای بدهی است و بیانگر تعهد انجام خدمات یا تحویل کالا در آینده است.

-در پایان اسفند آن قسمت از درآمد که محقق شده است به حساب درآمد منتقل شده و در عوض از حساب پیش دریافت حق الزحمه کم میشود.

2. هزینه و درآمد ثبت نشده:

از معاملات و عملیاتی ناشی میشود که در آنها دریافت یا پرداخت پول بعد از تحمل هزینه با تحمل هزینه با تحقق درآمد است.

معاملات و عملیات مالی مزبور را به دو گروه کلی زیر میتوان تقسیم کنیم:

الف – هزینه ثبت نشده: هزینه واقع شده ای است که هنوز ثبت و پرداخت نشده است ، مانند دستمزدی که در پایان دوره مالی پرداخت نشده باشد.

 -هزینه آب و برق پرداختنی: قبوض آب و برق مصرفی انبار تا پایان سال دریافت نشده است . هزینه آب و برق اسفند ماه را از روی کنتورهای آب و برق تعیین و مبلغ آن را با توجه به نرخهای آب و برق برآورد میکنیم. بنابراین ثبت اصلاحی زیر در پایان اسفند ماه ضروری است:

29 اسفند- هزینه آّب و برق         X

                                       آب و برق پرداختنی      X

)ثبت مبلغ برآورد شده هزینه آب و برق اسفند ماه)

آثار این ثبت اصلاحی عبارتند از:

*ثبت x  مبلغ ریال هزینه آب و برق مربوط به اسفند ماه در مدارک حسابداری که این مبلغ در صورت سود و زیان سال مالی منعکس میشود.

*ثبت بر آورد بدهی بابت آب و برق مصرفی اسفند ماه در مدارک حسابداری که این مبلغ به عنوان بدهی ( آب و برق پرداختنی ) در ترازنامه پایان سال منعکس میشود. این بدهی را میتوان به جای آب و برق پرداختنی به حساب بستانکاران متفرقه منظور نمود ، اما چون مبلغ این بدهی از طریق برآورد تعیین شده است معمولا به حساب بستانکاران که جنبه قطعی دارد منظور نمیشود.

ب- درآمد ثبت نشده: درآمد تحقق یافته ای است که هنوز ثبت و دریافت نشده است، مانند حق الزحمه خدمات انجام یافته ای که صورت حساب آن تا پایان دوره مالی ارسال نشده است.

نکته: برای اجرای دقیق اصل مقابله هزینه ها با درآمد ، این گونه هزینه و درآمد های ثبت و پرداخت نشده و یا دریافت نشده باید در پایان دوره مالی در دفاتر ثبت شوند.

درآمدهای ثبت نشده :

در آمدهای ثبت نشده را معمولا درآمدهای وصول نشده و یا درآمدهای تحقق یافته اما وصول نشده نیز میگویند. این اقلام شامل درآمدهایی است که در طول دوره مالی تحقق یافته اند اما تا پایان دوره مالی دریافت و ثبت نشده اند. بنابراین در پایان دوره مالی با یک ثبت اصلاحی درآمد و مطالبات مربوط باید وارد سیستم و دفاتر شود. مثلا درآمد اجاره روزانه تحقق می یابد ، اما در حسابداری آن را بعد از دریافت پول در دفاتر ثبت میکنند. حال اگر در پایان دوره مالی ، درآمد اجاره ای تحقق یافته ولی وجه آن هنوز دریافت نشده باشد ، یک ثبت اصلاحی در پایان دوره مالی ضروری است.

آثار این ثبت اصلاحی عبارت خواهد بود از:

*ثبت درآمد اجاره تحقق یافته

*ثبت مطالبات مربوطه یعنی اجاره دریافتنی که در ترازنامه پایان سال منعکس می شود.

3.سایر اصلاحات

مبلغ این گونه اصلاحات براساس برآورد تعیین میشود، مانند تسهیم بهای تمام شده برخی از قلام دارایی به دوره ای که مورد استفاده قرار گرفته اند و مطالبات مشکوک الوصول . علاوه بر اصلاحات مذکور، ثبتهای اصلاحی دیگری نیز برای تسهیم بهای تمام شده برخی از اقلام دارایی در پایان دوره مالی ضروری است.

معمولا رقم این ثبتهای اصلاحی براساس برآورد و تخمین تعیین میشود. ساختمان ، اثاثه و سایر اموال ، عمر مفید محدودی دارند که طی آن دارایی مورد استفاده قرار میگیردف بخشی از بهای تمام شده آن به هزینه تبدیل می شود. برای تعیین رقم هزینه استهلاک هر سال  باید بهای تمام شده دارایی به عمر مفید برآوردی آن تقسیم شود، که این روش محاسبه را استهلاک مستقیم گویند.

رقم استهلاک در پایان هر سال به حساب هزینه استهلاک بدهکار و به حساب استهلاک انباشته بستانکار میشود. استهلاک انباشته مانده بستانکار دارد و در ترازنامه از دارایی مربوطه کسر میشود. مبلغ خالص  دارایی ( بهای تمام شده منهای استهلاک)، بهای مستهلک نشده دارایی را نشان میدهد که در حسابداری به آن ارزش دفتری گویند.

با مقایسه بهای تمام شده و ارزش دفتری دارایی معلوم میشود که عمر مفید دارایی در حال پایان است و شرکت باید دارایی دیگری را در آینده نزدیک جایگزین آن نماید.

عملیات پایانی و اختتامیه

بستن حسابهای موقت و دائم (سود و زیان)

با توجه به انتقال یا عدم انتقال مانده به سال بعد، حسابها را میتوان به دو دسته تقسیم کرد:

1. حسابهای دائمی
2. حسابهای موقت

بعد از تهیه صورت سود و زیان حسابهای موقت بستع میشوند و مانده آن به حساب سود و زیان انباشته منتقل میشود و فقط حسابهای دائمی باقی می ماند که این حسابها از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل میشوند.

چگونگی بستن حسابهای موقت در شرکت های خدماتی: 

همانطور که گفته شد حسابهای موقت باید در پایان دوره مالی بسته شوند. مانده مالی این گونه حسابها به سال مالی بعد منتقل نمی شود . حسابهای موقت شامل حسابهای درآمد ، هزینه ها و حساب برداشت هستند.

جهت بستن این حسابها باید از یک حساب رابط و واسطه به نام حساب خلاصه سود و زیان استفاده کنیم. مراحل بستن حسابهای موقت به صورت زیر است:

مرحله اول: بستن حساب درآمد

ابتدا حساب درآمدها را بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان را بستانکار میکنیم.

مرحله دوم: بستن حساب هزینه ها

سپس حساب سود و زیان را معادل با جمع هزینه بدهکار میکنیم و سپس تک تک حسابهای مرتب با هزینه ها را بستانکار میکنیم.

مرحله سوم: بستن حساب خلاصه سود و زیان

مانده خلاصه حساب سود و زیان را مشخص میکنیم اگر مانده آن بستانکار باشد معادل آن را بدهکار و حساب سود(زیان) انباشته را بستانکار میکنیم. اگه مانده حساب خلاصه سود و زیان بستانکار باشد به آن سود میگوییم.

ولی اگر مانده حساب سود و زیان بدهکار باشد ، این حساب را بستانکار و حساب سود (زیان) انباشته رابدهکار میکنیم. در این صورت به این مانده حساب زیان میگویند.

مرحله چهارم: بستن حساب برداشت

در انتها برای بستن حساب برداشت ؛ حساب سرمایه را معادل مانده حساب برداشت بدهکار و حساب برداشت را بستانکار میکنیم.

نحوه آماده کردن تراز آزمایشی اختتامی

پس از انجام اصلاحات بر روی حسابهای موقت و انتقال آنها به دفترکل، مانده حسابها در دفتر کل صفر میشود. در این مرحله از مانده حسابها در دفتر کل یک تراز آزمایشی تهیه میکنیم که به آن تراز آزمایشی اختتامی میگویند. این تراز فقط شامل حسابهای دائمی به سال بعد حسابهای دائمی شامل دارایی ها، بدهی ها و سرمایه است. مانده این حسابها به سال بعد منتقل میشود. برای این کار از تراز اختتامیه استفاده میکنیم.

بدین صورت که تمام حسابهایی که در تراز اختتامیه بدهکار هستند را بستانکار و حساب تراز اختتامیه را بدهکار میکنیم. سپس تمام حسابهایی که دارای مانده بستانکار هستند را بدهکار و حساب تراز اختتامیه را بستانکار میکنیم.

نحوه افتتاح حسابهای دائمی در ابتدای سال مالی جدید ثبت مربوط به افتتاح حسابهای دائمی دقیقا برعکس ثبت مربوط به انتقال آنها در پایان سال است. بدین صورت که حسابهایی که در تراز اختتامیه مانده بدهکار دارند، بدهکار و حساب تراز افتتاحیه بستانکار میشود. سپس حسابهایی که در تراز اختتاحیه مانده حساب بستانکار دارند را بستانکار و حساب تراز اختتامیه را بدهکار میکنند.

توجه: با توجه به سیستمی بودن  حسابداری اکثر شرکتها و امکاناتی که جهت عملیات  پایان سال مالی در بیشتر نرم افزارهای حسابداری قرار داده شده ، بستن حسابها معمئلا به صورت دستی نخواهد بود و سیستمی بسته خواهند شد.

گزارشگیری پایان سال

گزارشات پایان سال مالی در واقع گزارشاتی هستند که در قالب صورتهای مالی به هیئت مدیره ارائه خواهد شد .

نکته1:بعد از اینکه حسابهای موقت رو بستید شما میتوانید گزارش سود و زیان  را حتی بدون بستن  حسابهای دائم استخراج کنید.

نکته2: بعد ار بستن حسابهای موقت و انتقال سود و زیان جاری به حساب سود و زیان انباشته شما شما میتوانید گزارش ترازنامه آن شرکت را استخراج کنید.